Comment j’ai optimisé mon temps et boosté ma productivité dans mon business

27 Sep 23 | Entrepreneuriat

Quand on se lance en tant qu’entrepreneur la question de la productivité vient rapidement sur le tapis et constitue un vrai challenge au quotidien : comment faire en sorte d’optimiser au mieux chaque minute travaillée pour réaliser le plus de choses possibles dans une journée ? Spoiler alert : réussir à faire cela est utopiste, et encore moins tous les jours ! 

Parfois, tu auras beau y mettre toute la bonne volonté du monde, tu auras l’impression d’avoir perdu ta journée. Parce que tu n’étais pas dans une bonne énergie. Parce que ton esprit était occupé par autre chose. Parce que tu n’étais pas dans un bon mood, peu importe la raison finalement. Et c’est ok. 👍🏻

Maintenant que c’est dit, cela n’empêche pas qu’il existe effectivement un certain nombre de méthodes et d’astuces qui permettent de réellement gagner en efficacité en quotidien. La question de l’organisation est une question qui me passionne dans tous les aspects de ma vie. C’est donc tout naturellement que je m’y suis intéressée lorsque je me suis mise à mon compte. 

J’ai regardé des tonnes de vidéo. Lu un sacré paquet d’articles. J’ai même suivi une formation dédiée sur le sujet.

J’ai donc expérimenté pas mal de choses pour moi et mon studio en 5 ans. J’ai pris le parti de ne te présenter que celles qui ont réellement fonctionné pour moi et que j’utilise toujours aujourd’hui pour structurer et optimiser mes journées. Tu l’auras compris, il ne s’agit donc que d’une sélection parmi d’autres, et je t’invite à éventuellement à diversifier tes ressources en fonction de tes propres problématiques, si tu ressens l’envie de creuser le sujet un peu plus.

Tu es prêt.e ? Alors, c’est parti : prépare-toi à donner un bon coup de boost à ta productivité ! ⤵

🗓 La puissance de la planification

L’une des premières choses que j’ai mises en place pour optimiser mon temps, c’est une planification solide. Je commence chaque journée avec une liste de tâches claire et réaliste. Le secret ici, c’est de ne pas surcharger sa liste de choses à faire : sois toujours réaliste quant à ce que tu peux accomplir dans une journée. Bien sûr, au début, tu auras des ratés, surtout lorsqu’il s’agit d’estimer le temps que tu vas passer sur des tâches dont tu n’as pas l’habitude… Mais plus tu gagneras en expérience plus tu seras à même de planifier les choses de façon réaliste.

Priorise les tâches importantes et concentre-toi sur celles qui auront le plus grand impact sur ton entreprise. On évite donc la procrastination active du type refaire l’ensemble des pages de ton Notion alors que celui-ci fonctionne déjà très bien ou refaire toutes les pages de ton site web parce que tu as vu des choses esthétiques trop cool chez ton concurrent (oui, oui je te vois !) Sur le moment ce sont des tâches plutôt sympa à faire mais ce ne sont pas celles qui t’apporteront des clients, qu’on se le dise.

⏳ La loi de Parkinson

Cette loi est directement liée à la planification, c’est pour cela que je t’en parle à la suite du point précédent parce que cela a clairement été un game changer pour moi. L’idée générale de cette loi, c’est de dire que plus tu disposes de temps pour réaliser une tâche, plus celle-ci nécessitera de temps. Sans deadline bien définie, le travail a tendance à s’étaler pour, in fine, occuper le temps imparti dans sa totalité.

Pour contrer cela, il est important de ne pas juste planifier une tâche sur la journée, mais bien de bloquer un créneau de temps dans lequel tu dois réaliser cette tâche.

Si tu attribues un délai à sa réalisation, tes efforts seront plus concentrés de façon à faire « rentrer » cette tâche dans le temps imparti.

Depuis que j’ai adopté cette habitude dans ma planification, j’ai noté une amélioration notable de ma productivité. Je reporte beaucoup moins mes tâches au lendemain parce que je n’ai pas eu le « temps » de les faire.

Un planning journalier découpé en créneaux bien définis peut clairement t’aider à booster ta productivité au quotidien.

⏱ La méthode Pomodoro

Dans le cadre de mon travail de graphiste je suis parfois amenée à travailler sur de gros projets, plusieurs heures d’affilée (quand je crée un logo ou un site internet par exemple). Cela me demande de rester focus et de garder une certaine concentration sur le long terme, ce qui n’est pas toujours facile.

La méthode Pomodoro a été une révélation pour moi. Elle consiste à travailler en blocs de temps de 25 minutes, suivis de courtes pauses de 5 minutes. Après avoir réalisé quatre de ces cycles, l’on prend une pause plus longue d’environ 15-30 minutes. Cette méthode m’aide à rester concentrée et à être très productive sur ce laps de temps de 25 minutes car je sais qu’une petite pause arrive après. J’ai donc beaucoup moins tendance à me laisser happer par des distractions extérieures comme mon téléphone par exemple. J’évite de trop procrastiner et je trouve qu’alterner les périodes de concentration intense avec des petites pauses régulières m’aide à garder mon niveau d’énergie tout au long de la journée. Si toi aussi tu as besoin de focus dans ton travail, je t’invite vraiment à tester !

🔄 L’automatisation des tâches répétitives

En tant qu’entrepreneur, il y a de nombreuses tâches répétitives qui peuvent te prendre un temps précieux. C’est là que l’automatisation entre en jeu. J’ai automatisé autant de processus que possible, que ce soit pour la gestion des e-mails (avec des templates d’email tout prêts pour les situations qui reviennent souvent), les réponses aux demandes courantes des clients, ou même la programmation de publications sur les réseaux sociaux.

Cela me permet de libérer du temps pour me concentrer sur des tâches plus importantes. Cela prend un peu de temps en amont afin de mettre en place toutes ces automatisations, mais le gain que cela apporte ensuite en vaut laaaargement la peine, crois-moi !

👌 Le batching

J’ai mis cette habitude en place très rapidement, notamment quand j’ai commencé à communiquer sur les réseaux sociaux. Qu’est-ce que le batching ? C’est tout simplement le fait de regrouper des tâches similaires afin d’en réaliser le plus possible en même temps. Je te donne un exemple :

Plutôt que de réaliser mes posts instagram au jour le jour, je me bloque un créneau dans la semaine pour en réaliser le plus possible. Ainsi je n’ai pas besoin de me redemander à chaque fois ce que j’ai déjà posté, quelle est ma stratégie, rechercher mes templates d’une fois sur l’autre… Je suis dans le « flow » de ma création et tout est donc beaucoup plus fluide. Je gagne donc forcément du temps puisque mon cerveau n’a pas à se reconnecter à chaque fois.

Je fais même du batching dans mon batching de contenus puisque je découpe chaque étape de ma création de contenus pour les réaliser en même temps : je fais donc mon programme de planification au début, puis je réalise tous les visuels des posts à venir en même temps, pour enfin rédiger l’ensemble de mes légendes.

Cela me fait gagner beaucoup de temps et bonus, cela m’assure de rester régulière puisque je ne produits plus au fil de l’eau. J’ai donc une plus grande marge de manœuvre sur la durée !

🙅‍♀️ Savoir dire non

Dire non est un art difficiiiiile ! En tout cas c’est le cas pour moi. J’ai souvent peur de manquer une occasion, de manquer d’argent, de vexer la personne… C’est tentant d’accepter chaque opportunité qui se présente, surtout au début, mais cela peut rapidement te submerger. J’ai fini par comprendre qu’à chaque « oui » que je donne, je dis « non » à un autre projet de façon indirecte puisque mes journées ne sont pas extensibles.

Par la force des choses, j’ai donc appris à évaluer soigneusement chaque demande et à dire non aux projets qui ne correspondent pas à ma vision ou à mes priorités. Cela libère mon temps pour les choses qui comptent vraiment et je sais que lorsque j’accorde des « oui » ils viennent du fond du cœur et que je m’investis donc à 100% derrière. C’est donc gagnant / gagnant pour tout le monde ! Rien de pire que de subir son planning parce qu’on l’a rempli avec des obligations que l’on n’a pas osé décliner.

😴 L’importance des pauses (et de la sieste !)

Avec le temps, j’ai fini par comprendre que ma productivité est étroitement liée à ma santé physique et mentale. J’ai réalisé que prendre soin de moi était essentiel pour être performante en tant qu’entrepreneur. Mon cerveau a besoin de temps off de qualité ; même (surtout !) en plein rush. Mon secret depuis quelques mois ? Une sieste de 20min après le repas du midi. Ces 20 petites minutes me rechargent de façon incroyablement efficace et m’évitent de me trainer péniblement jusqu’à 15h, horaire auquel je retrouvais un semblant d’énergie à l’époque où je n’avais pas mis cette habitude en place. 

Mon corps est tellement calé sur ce nouveau rythme que je n’ai même pas besoin de mettre de réveil. Et je peux attaquer mon après-midi de travail pleine d’énergie sans subir les conséquences d’une sieste trop longue. Bref, les micro-siestes c’est la viiiie !

📊 Tracker son temps

Tracker son temps nécessite une certaine rigueur au début, surtout si tu n’en as pas l’habitude. L’idée n’est pas de « fliquer » ton planning : il n’y a aucun jugement à apporter sur le temps que tu passes sur telle ou telle tâche. Mais cela est tellement riche en enseignements de savoir exactement le temps que chaque type d’actions te prend au quotidien ! Tu peux ainsi être plus réaliste dans ta planification et ne pas te laisser submerger parce que tu aurais planifié trop de tâches dans un temps imparti bien trop court (on l’a tous fait !)

Cela t’aide donc à mieux t’organiser sur le long terme et ne pas cumuler de retard lié à une mauvaise estimation préalable. Cela te permet également de tirer la sonnette d’alarme quand tu constates que tu dépasses le temps initialement vendu sur certaines prestations.

Il existe une multitude d’outils et de logiciels conçus pour aider les entrepreneurs à gérer leur temps. J’ai personnellement choisi d’utiliser Clockify, mais il en existe de nombreux autres, prends le temps de trouver celui qui te convient le mieux en fonction de ton utilisation et de tes gouts en terme de présentation. Un bon outil est un outil que tu prends plaisir à utiliser avant tout. C’est tout du moins mon opinion…

Optimiser son temps en tant qu’entrepreneur est un défi constant, mais en mettant en place les bonnes méthodes (= celles qui répondent à tes problématiques et que tu arrives à appliquer à ton quotidien) tu peux non seulement augmenter ta productivité, mais aussi améliorer ta qualité de vie. Bien évidemment, tes routines d’organisation ne sont jamais figées, et à force de tests, d’adaptation et de personnalisation, tu finiras par trouver des astuces qui t’aideront à devenir plus productif sur la durée.

Encore une fois cette liste n’est pas exhaustive et je n’ai parlé que de méthodes que j’ai testées personnellement et qui ont fonctionnées pour moi. Je n’ai ainsi pas évoqué le fait de déléguer, parce que je n’ai pas encore franchi cette étape-là, mais c’est également une bonne manière d’optimiser ton temps en confiant à une personne extérieure des tâches pour lesquelles tu n’as pas spécialement de valeur ajoutée, libérant ainsi ton planning pour d’autres choses. 

N’hésite pas à mentionner en commentaires de cet article des méthodes complémentaires ou à venir partager l’astuce d’organisation qui a changé tes journées ! 😊👍🏻

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